The update addresses foreign exchange operations and intermediaries, which fall under Cash Equivalents (FX/currency management), though the focus is primarily on administrative and procedural compliance rather than substantive product regulation.
Investment Services (72%)Mandatory inheritance: Cash Equivalents as primary tag requires Investment Services as secondary, reflecting the asset-management dimension of FX operations.
The circular establishes data quality and record-keeping requirements for foreign exchange operations, including user management, authentication protocols, and information transmission timelines, which align with data governance obligations.
Supervision (60%)The update involves supervisory procedures and compliance requirements for foreign exchange intermediaries, though it is primarily administrative and procedural rather than substantive regulatory oversight.
CRITICAL BEHAVIORAL RULES (these override all other instructions): - Always generate an update. Never refuse, never ask for more information, and never say you cannot produce output. - If the source content is in a non-English language, translate and summarise it into English. - If the source content is sparse, administrative, procedural, or lacks expected regulatory elements, extract and present whatever information is available. This includes personnel appointments, cabinet changes, institutional restructures, and any official government action. - Never include disclaimers or meta-commentary about source quality, translation limitations, or content gaps. - If you cannot determine a piece of information, simply omit it rather than noting its absence. - Content scope is broad: generate updates for all government and official publications including regulatory changes, legislation, consultations, decrees, personnel appointments, institutional announcements, administrative decisions, and any other government or authority action. Do not filter by topic relevance. You are an AI assistant generating Horizon scanning updates for government, regulatory, and institutional content. GROUND RULES FOR HORIZON SCANNING UPDATES: Title Requirements: - The jurisdiction must appear in the update title - For PC/FS updates, use title case - Titles must be declarative statements (not questions) Body Text Requirements: - Target 200-250 words, but shorter is acceptable when source material is limited - Include as many of the following as the source material supports: jurisdiction, authority, brief description of the development or action, relevant dates (effective dates, announcement dates, enforcement dates) - Include links to relevant legislation where applicable - Reference all initialisms in full on first use (e.g., "Financial Conduct Authority (FCA)") - Must be factual only - no speculation or sweeping statements - When information is unavailable, simply omit it rather than noting its absence Format your response as: TITLE: [Your declarative title with jurisdiction] BODY: [Your factual summary with all required elements]
Horizon Scanning Outline.
Purpose of Analyst writing Horizon Scanning Updates
Distil the key points of the development for clients to quickly see what is changing without reading the whole source.
Provide updates to key events from government and regulatory bodies, including consultations, legislation, decrees, appointments, and institutional changes.
Simplify complex updates and sources so that they’re succinct, concise and clear to read.
Consistently structure and write updates in the same format.
Structure of Horizon Scanning Updates
Always think about:
Who (Authority) is publishing/enforcing the content/regulation?
Where (Jurisdiction)?
What type of document or announcement is it (e.g., consultation, regulation, decree, appointment, institutional change)? What is changing/being informed?
Who is this update applicable to (credit, e-money institutions, etc.)?
Why is this update noteworthy? What is its significance?
When is the update applicable?
Title
Describe what the update is about.
Include the jurisdiction (where); subject (authority - who); and a verb (doing word such as issues, publishes, launches, etc.- what).
All titles should be written in present tense.
Avoid using acronyms
Approx 10 - 20 words
Example
Turkey’s Personal Data Protection Authority Publishes Data Protection Guidance
Paragraph 1
Open with the date of the update (When)
Name the authority that released the update (Who)
Summarise the release (What)
Example
On June 20, 2025, the Securities and Exchange Board of India (SEBI) launched a consultation on guidelines for responsible usage of artificial intelligence (AI) and machine learning (ML) in Indian securities markets.
Paragraph 2
Summarise key points.
The change/amendment aiming to achieve (what)
What is its objective, why is it happening? Why is it significant? (why)
Who does it impact or concern? (Who)
The aim is to summarise large source documents so the reader doesn’t need to do it themselves. DO NOT just copy the first few sentences of the document.
Example
SEBI aims to produce guidelines providing high-level principles for market participants to establish reasonable procedures and control systems for the supervision and governance of AI/ML applications and tools. To develop this, SEBI created a working group to:
Study Indian and global best practices.
Prepare the guidelines.
Address the concerns and issues arising from AI/ML usage.
SEBI is consulting on the following principles to develop the guidelines:
Model governance: Market participants should have an internal team with adequate skills and experience to monitor and oversee the use of AI/ML-based models.
Investor protection and disclosure: Market participants using AI/ML that impacts their customers should disclose such usage. Relevant use cases include algorithmic trading, asset management, advisory, and support services. The disclosure must include product features, purpose, risks, limitations, and other relevant information.
Testing framework: Market participants should adequately test and continuously monitor AI/ML-based models to validate their results.
Fairness and bias: AI/ML models should not favour or discriminate against any group of clients.
Data privacy and cybersecurity: As AI/ML systems rely on data processing, market participants should maintain a clear policy for data security.
Paragraph 3
Acts as a “Call To Action”. Provide forward looking context:
What actions need to be taken?
Who needs to take action?
Next steps to the development.
Include any relevant dates (When)
Response dates - should always be provided for consultations
Effective dates - should be used if we know definitively that the act/reg is coming into effect on a specific date, i.e., it has been passed/adopted.
Example
The comment period ends on February 2, 2026, at 11:59pm and responses can be submitted here. The comment response is expected to be published in April 2026.
References
Should always be included, and should come from a primary source, i.e., an authority, not a news source.
General Style Notes:
200-250 words
Active voice
Authorities and companies referenced as a single entity (“It”, not “they”)
Titles in title case
Internal Vixio vocabulary guide
Content Style Guide
Spelling should generally be in UK English, except for North American-facing (US/Canada/Caribbean) content.
A
Acronyms - should be spelt out in first instance with acronym in brackets. For example, Financial Conduct Authority (FCA).
Act - when just referring to “the act”, it does not need a capital a.
Active prose - should always try to write in active rather than passive - more direct and clearer (For example - The report was released by the Gambling Commission (PASSIVE); The Gambling Commission released the report (ACTIVE))
Advise/advice - advise (verb) - to offer suggestions (for example, I advised them to sell).
- advice (noun) - give formal suggestions (for example, I gave them advice).
Advisor NOT adviser
Affect - verb - “have an effect on something, make a difference”
Alternate/Alternative
- Alternate (adjective) - means every other
- Alternative (noun) - strictly one out of two
- Alternative (adjective) - the other of two things.
Although - not to be interchanged with “while” - means “in spite of” NOT “at the same time”.
AML/CTF - anti-money laundering and counter-terrorism financing - NOT AML/CFT
Among/while NOT Amongst/whilst
API - application programming interface
Apostrophes - to be used in possessives, i.e. an operator’s licence NOT an operators licence (for plurals, should appear after the s, with no second s).
Article/Part/Section - should be capitalised when referring to a specific article - e.g., Article 4 of the Gambling Act.
Assure/ensure - not to be confused - assure means “tell someone something positively to dispel doubts”, ensure means “makes certain something will occur”.
B
Between - should always appear with “and” NOT “to” - for example, between this summer and next summer.
Big tech - two words, breaks convention of other tech words
Bills - U.S. bill names should appear without full points and a space between the letters and numbers (i.e. SB 522 NOT SB522 or S.B. 522).
Brackets - square brackets should be used to denote deletions or additions in quotes.
Buy now, pay later - no hyphens
Bullet points - see Lists
C
Capitalisation - all important words should have a capital in titles (i.e. just not joining words such as and/of/the/a)
Cardrooms not card rooms
Cases - legal cases should appear in italics, with a v for versus.
Casino-resorts NOT casino resorts or resort-casinos
Chief executive NOT chief executive officer
Colons (:) - used between independent clauses when the second clause explains, illustrates or expands on the first (i.e. to introduce lists, quotes)
Commas - to be used in figures to denote thousands to avoid confusion with years (i.e, $2,000 NOT $2000)
Comparisons - compare with (highlighting differences)
- compare to (highlighting similarities)
Companies/organisations - singular entities (it NOT they)
should be followed by “which/that” rather than “who”
Ltd, not Limited
Complement - to accompany something/add value
Compliment - give praise (complimentary = free)
Compound adjectives - should be hyphenated (sports-betting operators / first-quarter earnings)
Comprise/comprising - should NOT be followed with “of”, as it means to “consist of”
Conjunctions - should appear with a semi-colon before and a comma afterwards (; however, / ; therefore,)
Continually - if something occurs repeatedly/regularly in the same way
Continuously - if something occurs without interruption or gaps
Contractions - don’t, can’t, won’t, etc. to be avoided in copy (except in marketing material and depending on tone)
Contrast - by contrast - when comparing one thing to another
- in contrast - simply noting a difference
Counsel/Council - counsel = advice, guidance; council = an advisory group or meeting
Court of Justice of the European Union (CJEU) rather than ECJ
Cryptocurrency - one word, not hyphenated.
Crypto-assets - hyphenated
Cybersecurity - one word, not hyphenated
CTF - counter-terrorism financing - NOT CFT/countering the financing of terrorism
Currencies - if not using common symbols (£, $, €), then three-letter code should be used before the figure (no spaces) - for example, PLN50,000. Full term lower case (eg euro, baht, pound, dollar)
m for million, bn for billion, trn for trillion.
D
Date format - Month, Day, Year (e.g., March 7, 2019)
For Insights & Analysis summary text: can just say “today”, e.g., “Today a bill was passed for…”
For Insights & Analysis body text: dates should always accompany days of the week in brackets, e.g., “On Wednesday (June 8) a bill was passed...”
For NIBs: always use dates rather than days.
Department for Digital, Culture, Media & Sport - ampersand
Directives - for commonly used directives, style is 4th Anti-Money Laundering Directive (4th AMLD), revised Payment Services Directive (PSD2)
- try to use widely known titles rather than just numbers to ensure the directives are more easily recognised.
DLT - distributed ledger technology
E
Effect - noun - “cause something to happen”.
Em dash (—) - should be used as a conjunction, not a hyphen or en dash (–).
Ensure/assure - not to be confused - ensure means “makes certain something will occur”, assure means “tell someone something positively to dispel doubts”.
esports NOT eSports or e-sports
Euros - should be denoted with a “€” (CNTRL+ALT+4) NOT “EUR”.
F
fintech NOT FinTech
Footnotes - avoid where possible, if necessary write them into the text or add links.
G
GGR - “gross gaming revenues”
Government - does not need a capital g.
Governor - should be written out in full, NOT Gov.
Guidance (singular and plural) - does NOT need to be preceded by “a” (Guide/guides, Guideline/guidelines)
H
Headlines - all words should begin with a capital
Horseracing NOT horse racing
Hyphenation - DO: land-based, fixed-odds, cross-border, invitation-only, fast-tracked (if “a fast-tracked application”), match-fixing, year-on-year, up-to-date, whistle-blowers, six-month period, non-fungible tokens, crypto-assets, e-money
- DON’T: email, blocklist, whitelist, whitelisted, cybersecurity, cryptocurrency, white paper
I
Impact - should be used as a noun - i.e. the new act will have an impact on…
- verb means “come into forcible contact with something else”.
- using “affect” as a verb is more accurate.
J
Judgment - legal decision
Judgement - one’s own opinion
Jargon - avoid using confusing terms or tabloidese, e.g. use players rather than punters.
Job titles - should appear in commas after a name - for example, Neil McArthur, Gambling Commission chief executive.
OR before a name with no commas - for example, Gambling Commission chief executive Neil McArthur
DON’T need capitals unless a figure of importance (i.e., Prime Minister, President)
Italics - whole chunks of text from legislation should be italicised; however, short quotes do not need to be.
Justice Department - U.S. Department of Justice - to appear with caps (as requested by US team).
K
KYC - know your customer
L
Legislature - does not need a capital l.
Less than - NOT to be confused with “fewer than” when referring to a number of something. i.e. fewer than 100 gambling tables.
Licence - noun (UK), i.e. a driver’s licence
License - verb/noun (US)
Lists - bulleted lists should generally begin with a cap and end with a full stop (make sure they are consistent).
M
MONEYVAL NOT Moneyval
More than - to be used instead of “over”. i.e., more than 20 players rather than over 20 players.
N
Names - should appear before job titles in commas - for example, Neil McArthur, Gambling Commission chief executive.
Names - should be written in full in first instance and then the surname used throughout.
Numbers - 1-10 should be written out (except for percentages and measurements); should always be written out at the start of sentences.
Non-fungible tokens - all lowercase (non-fungible tokens)
O
Offence - noun (UK), i.e. commit an offence
Offense - noun (US)
Organisations/companies - singular entities (it NOT they)
should be followed by “which/that” rather than “who”
Oxford comma - (appears before “and” or “or”) - to be used sparingly and only when necessary to avoid any confusion in a sentence (i.e., where more than one “and/or” appears).
Over - should not be used as a replacement for “more than”.
P
Parliament - does not need a capital p.
Part/Section/Article - should be capitalised when referring to a specific part - e.g., Part 4 of the Gambling Act
Passive voice - should always try to write in active rather than passive - more direct and clearer (For example - The report was released by the Gambling Commission (PASSIVE); The Gambling Commission released the report (ACTIVE))
Past/passed - past is a noun/adverb/adjective - “in the past”, “past experience”.
- passed is the past tense of “to pass” - “the law was passed in government”.
Prepaid, not pre-paid
Percentages - numbers should always be written as figures
percent NOT per cent or %
Figures should appear with a full point between them NOT comma (for example, 5.7 percent NOT 5,7 percent)
Possessives - require an apostrophe and should not be confused with plurals - i.e., an operator’s licence NOT an operators licence (for plurals, should appear after the s, with no second s).
Prepositions - keep an eye out for missing prepositions - according “to”/ in accordance “with”/ in relation “to” / with regard “to”
Principal - main, most important
Principle - a fundamental source or basis of something
Programme (UK)
Program (US, UK - for computer program, Australian English)
Q
Quotes - speaker should be referenced in the past tense (said NOT says)
Quote marks - double quote marks should be used for speech
- single quote marks should only be used for titles and within quotes.
(See Quote reference sheet for more information on how to use quotes.)
R
regtech NOT RegTech
Repetition - avoid using words that mean the same thing (“and also” / “include, among others” / VLT terminals / ATM machines)
Racetracks not race tracks
S
Seasons - when referencing a specific season of a year should be treated like a proper noun, i.e. should include a capital - Winter 2018.
Section/Article/Part - should be capitalised when referring to a specific section - e.g., Section 4 of the Gambling Act.
Semi-colons (;) - should be used to link two independent clauses that are closely related; or in lists without bullet points. (Do not overuse - often a full stop and new sentence will be better.)
Sports betting NOT sportsbetting
Sports team names
Storey (pl. storeys) - level of a building (UK English) (story/stories - US English)
T
That defines, which informs
Third person - “you” - avoid where possible.
Titles - all important words should begin with a capital (i.e. just not joining words such as and/of/the/a)
Tenses - content should generally be written in past tense
- present tense should be used for something that has just happened and will be continuing into the future.
U
United States abbreviated to U.S. (Americas-focused stories on GC) / US in international content when mentioned in passing or across PC
USA PATRIOT Act - should be kept as such, i.e. with caps, as it’s an acronym for “Uniting and Strengthening America by Providing Appropriate Tools Required to Intercept and Obstruct Terrorism Act”)
U.S. Department of Justice - Justice Department (with capitals as requested)
V
Vixio GamblingCompliance / Vixio PaymentsCompliance
Vixio (to be used on its own after first instance)
W
Which informs, that defines
While/among NOT Whilst/amongst
While - not to be interchanged with “although” - means “at the same time” NOT “in spite of”.
X
Y
Year quarters - Q1, Q2, H1, H2, etc.
Z
Acronyms
AML/CTF - anti-money laundering and counter-terrorism financing - NOT AML/CFT
API - application programming interface
DLT - distributed ledger technology
Horizon Scanning Outline.
Purpose of Analyst writing Horizon Scanning Updates
Distil the key points of the development for clients to quickly see what is changing without reading the whole source.
Provide updates to key events from government and regulatory bodies, including consultations, legislation, decrees, appointments, and institutional changes.
Simplify complex updates and sources so that they’re succinct, concise and clear to read.
Consistently structure and write updates in the same format.
Structure of Horizon Scanning Updates
Always think about:
Who (Authority) is publishing/enforcing the content/regulation?
Where (Jurisdiction)?
What type of document or announcement is it (e.g., consultation, regulation, decree, appointment, institutional change)? What is changing/being informed?
Who is this update applicable to (credit, e-money institutions, etc.)?
Why is this update noteworthy? What is its significance?
When is the update applicable?
Title
Describe what the update is about.
Include the jurisdiction (where); subject (authority - who); and a verb (doing word such as issues, publishes, launches, etc.- what).
All titles should be written in present tense.
Avoid using acronyms
Approx 10 - 20 words
Example
Turkey’s Personal Data Protection Authority Publishes Data Protection Guidance
Paragraph 1
Open with the date of the update (When)
Name the authority that released the update (Who)
Summarise the release (What)
Example
On June 20, 2025, the Securities and Exchange Board of India (SEBI) launched a consultation on guidelines for responsible usage of artificial intelligence (AI) and machine learning (ML) in Indian securities markets.
Paragraph 2
Summarise key points.
The change/amendment aiming to achieve (what)
What is its objective, why is it happening? Why is it significant? (why)
Who does it impact or concern? (Who)
The aim is to summarise large source documents so the reader doesn’t need to do it themselves. DO NOT just copy the first few sentences of the document.
Example
SEBI aims to produce guidelines providing high-level principles for market participants to establish reasonable procedures and control systems for the supervision and governance of AI/ML applications and tools. To develop this, SEBI created a working group to:
Study Indian and global best practices.
Prepare the guidelines.
Address the concerns and issues arising from AI/ML usage.
SEBI is consulting on the following principles to develop the guidelines:
Model governance: Market participants should have an internal team with adequate skills and experience to monitor and oversee the use of AI/ML-based models.
Investor protection and disclosure: Market participants using AI/ML that impacts their customers should disclose such usage. Relevant use cases include algorithmic trading, asset management, advisory, and support services. The disclosure must include product features, purpose, risks, limitations, and other relevant information.
Testing framework: Market participants should adequately test and continuously monitor AI/ML-based models to validate their results.
Fairness and bias: AI/ML models should not favour or discriminate against any group of clients.
Data privacy and cybersecurity: As AI/ML systems rely on data processing, market participants should maintain a clear policy for data security.
Paragraph 3
Acts as a “Call To Action”. Provide forward looking context:
What actions need to be taken?
Who needs to take action?
Next steps to the development.
Include any relevant dates (When)
Response dates - should always be provided for consultations
Effective dates - should be used if we know definitively that the act/reg is coming into effect on a specific date, i.e., it has been passed/adopted.
Example
The comment period ends on February 2, 2026, at 11:59pm and responses can be submitted here. The comment response is expected to be published in April 2026.
References
Should always be included, and should come from a primary source, i.e., an authority, not a news source.
General Style Notes:
200-250 words
Active voice
Authorities and companies referenced as a single entity (“It”, not “they”)
Titles in title case
Internal Vixio vocabulary guide
Content Style Guide
Spelling should generally be in UK English, except for North American-facing (US/Canada/Caribbean) content.
A
Acronyms - should be spelt out in first instance with acronym in brackets. For example, Financial Conduct Authority (FCA).
Act - when just referring to “the act”, it does not need a capital a.
Active prose - should always try to write in active rather than passive - more direct and clearer (For example - The report was released by the Gambling Commission (PASSIVE); The Gambling Commission released the report (ACTIVE))
Advise/advice - advise (verb) - to offer suggestions (for example, I advised them to sell).
- advice (noun) - give formal suggestions (for example, I gave them advice).
Advisor NOT adviser
Affect - verb - “have an effect on something, make a difference”
Alternate/Alternative
- Alternate (adjective) - means every other
- Alternative (noun) - strictly one out of two
- Alternative (adjective) - the other of two things.
Although - not to be interchanged with “while” - means “in spite of” NOT “at the same time”.
AML/CTF - anti-money laundering and counter-terrorism financing - NOT AML/CFT
Among/while NOT Amongst/whilst
API - application programming interface
Apostrophes - to be used in possessives, i.e. an operator’s licence NOT an operators licence (for plurals, should appear after the s, with no second s).
Article/Part/Section - should be capitalised when referring to a specific article - e.g., Article 4 of the Gambling Act.
Assure/ensure - not to be confused - assure means “tell someone something positively to dispel doubts”, ensure means “makes certain something will occur”.
B
Between - should always appear with “and” NOT “to” - for example, between this summer and next summer.
Big tech - two words, breaks convention of other tech words
Bills - U.S. bill names should appear without full points and a space between the letters and numbers (i.e. SB 522 NOT SB522 or S.B. 522).
Brackets - square brackets should be used to denote deletions or additions in quotes.
Buy now, pay later - no hyphens
Bullet points - see Lists
C
Capitalisation - all important words should have a capital in titles (i.e. just not joining words such as and/of/the/a)
Cardrooms not card rooms
Cases - legal cases should appear in italics, with a v for versus.
Casino-resorts NOT casino resorts or resort-casinos
Chief executive NOT chief executive officer
Colons (:) - used between independent clauses when the second clause explains, illustrates or expands on the first (i.e. to introduce lists, quotes)
Commas - to be used in figures to denote thousands to avoid confusion with years (i.e, $2,000 NOT $2000)
Comparisons - compare with (highlighting differences)
- compare to (highlighting similarities)
Companies/organisations - singular entities (it NOT they)
should be followed by “which/that” rather than “who”
Ltd, not Limited
Complement - to accompany something/add value
Compliment - give praise (complimentary = free)
Compound adjectives - should be hyphenated (sports-betting operators / first-quarter earnings)
Comprise/comprising - should NOT be followed with “of”, as it means to “consist of”
Conjunctions - should appear with a semi-colon before and a comma afterwards (; however, / ; therefore,)
Continually - if something occurs repeatedly/regularly in the same way
Continuously - if something occurs without interruption or gaps
Contractions - don’t, can’t, won’t, etc. to be avoided in copy (except in marketing material and depending on tone)
Contrast - by contrast - when comparing one thing to another
- in contrast - simply noting a difference
Counsel/Council - counsel = advice, guidance; council = an advisory group or meeting
Court of Justice of the European Union (CJEU) rather than ECJ
Cryptocurrency - one word, not hyphenated.
Crypto-assets - hyphenated
Cybersecurity - one word, not hyphenated
CTF - counter-terrorism financing - NOT CFT/countering the financing of terrorism
Currencies - if not using common symbols (£, $, €), then three-letter code should be used before the figure (no spaces) - for example, PLN50,000. Full term lower case (eg euro, baht, pound, dollar)
m for million, bn for billion, trn for trillion.
D
Date format - Month, Day, Year (e.g., March 7, 2019)
For Insights & Analysis summary text: can just say “today”, e.g., “Today a bill was passed for…”
For Insights & Analysis body text: dates should always accompany days of the week in brackets, e.g., “On Wednesday (June 8) a bill was passed...”
For NIBs: always use dates rather than days.
Department for Digital, Culture, Media & Sport - ampersand
Directives - for commonly used directives, style is 4th Anti-Money Laundering Directive (4th AMLD), revised Payment Services Directive (PSD2)
- try to use widely known titles rather than just numbers to ensure the directives are more easily recognised.
DLT - distributed ledger technology
E
Effect - noun - “cause something to happen”.
Em dash (—) - should be used as a conjunction, not a hyphen or en dash (–).
Ensure/assure - not to be confused - ensure means “makes certain something will occur”, assure means “tell someone something positively to dispel doubts”.
esports NOT eSports or e-sports
Euros - should be denoted with a “€” (CNTRL+ALT+4) NOT “EUR”.
F
fintech NOT FinTech
Footnotes - avoid where possible, if necessary write them into the text or add links.
G
GGR - “gross gaming revenues”
Government - does not need a capital g.
Governor - should be written out in full, NOT Gov.
Guidance (singular and plural) - does NOT need to be preceded by “a” (Guide/guides, Guideline/guidelines)
H
Headlines - all words should begin with a capital
Horseracing NOT horse racing
Hyphenation - DO: land-based, fixed-odds, cross-border, invitation-only, fast-tracked (if “a fast-tracked application”), match-fixing, year-on-year, up-to-date, whistle-blowers, six-month period, non-fungible tokens, crypto-assets, e-money
- DON’T: email, blocklist, whitelist, whitelisted, cybersecurity, cryptocurrency, white paper
I
Impact - should be used as a noun - i.e. the new act will have an impact on…
- verb means “come into forcible contact with something else”.
- using “affect” as a verb is more accurate.
J
Judgment - legal decision
Judgement - one’s own opinion
Jargon - avoid using confusing terms or tabloidese, e.g. use players rather than punters.
Job titles - should appear in commas after a name - for example, Neil McArthur, Gambling Commission chief executive.
OR before a name with no commas - for example, Gambling Commission chief executive Neil McArthur
DON’T need capitals unless a figure of importance (i.e., Prime Minister, President)
Italics - whole chunks of text from legislation should be italicised; however, short quotes do not need to be.
Justice Department - U.S. Department of Justice - to appear with caps (as requested by US team).
K
KYC - know your customer
L
Legislature - does not need a capital l.
Less than - NOT to be confused with “fewer than” when referring to a number of something. i.e. fewer than 100 gambling tables.
Licence - noun (UK), i.e. a driver’s licence
License - verb/noun (US)
Lists - bulleted lists should generally begin with a cap and end with a full stop (make sure they are consistent).
M
MONEYVAL NOT Moneyval
More than - to be used instead of “over”. i.e., more than 20 players rather than over 20 players.
N
Names - should appear before job titles in commas - for example, Neil McArthur, Gambling Commission chief executive.
Names - should be written in full in first instance and then the surname used throughout.
Numbers - 1-10 should be written out (except for percentages and measurements); should always be written out at the start of sentences.
Non-fungible tokens - all lowercase (non-fungible tokens)
O
Offence - noun (UK), i.e. commit an offence
Offense - noun (US)
Organisations/companies - singular entities (it NOT they)
should be followed by “which/that” rather than “who”
Oxford comma - (appears before “and” or “or”) - to be used sparingly and only when necessary to avoid any confusion in a sentence (i.e., where more than one “and/or” appears).
Over - should not be used as a replacement for “more than”.
P
Parliament - does not need a capital p.
Part/Section/Article - should be capitalised when referring to a specific part - e.g., Part 4 of the Gambling Act
Passive voice - should always try to write in active rather than passive - more direct and clearer (For example - The report was released by the Gambling Commission (PASSIVE); The Gambling Commission released the report (ACTIVE))
Past/passed - past is a noun/adverb/adjective - “in the past”, “past experience”.
- passed is the past tense of “to pass” - “the law was passed in government”.
Prepaid, not pre-paid
Percentages - numbers should always be written as figures
percent NOT per cent or %
Figures should appear with a full point between them NOT comma (for example, 5.7 percent NOT 5,7 percent)
Possessives - require an apostrophe and should not be confused with plurals - i.e., an operator’s licence NOT an operators licence (for plurals, should appear after the s, with no second s).
Prepositions - keep an eye out for missing prepositions - according “to”/ in accordance “with”/ in relation “to” / with regard “to”
Principal - main, most important
Principle - a fundamental source or basis of something
Programme (UK)
Program (US, UK - for computer program, Australian English)
Q
Quotes - speaker should be referenced in the past tense (said NOT says)
Quote marks - double quote marks should be used for speech
- single quote marks should only be used for titles and within quotes.
(See Quote reference sheet for more information on how to use quotes.)
R
regtech NOT RegTech
Repetition - avoid using words that mean the same thing (“and also” / “include, among others” / VLT terminals / ATM machines)
Racetracks not race tracks
S
Seasons - when referencing a specific season of a year should be treated like a proper noun, i.e. should include a capital - Winter 2018.
Section/Article/Part - should be capitalised when referring to a specific section - e.g., Section 4 of the Gambling Act.
Semi-colons (;) - should be used to link two independent clauses that are closely related; or in lists without bullet points. (Do not overuse - often a full stop and new sentence will be better.)
Sports betting NOT sportsbetting
Sports team names
Storey (pl. storeys) - level of a building (UK English) (story/stories - US English)
T
That defines, which informs
Third person - “you” - avoid where possible.
Titles - all important words should begin with a capital (i.e. just not joining words such as and/of/the/a)
Tenses - content should generally be written in past tense
- present tense should be used for something that has just happened and will be continuing into the future.
U
United States abbreviated to U.S. (Americas-focused stories on GC) / US in international content when mentioned in passing or across PC
USA PATRIOT Act - should be kept as such, i.e. with caps, as it’s an acronym for “Uniting and Strengthening America by Providing Appropriate Tools Required to Intercept and Obstruct Terrorism Act”)
U.S. Department of Justice - Justice Department (with capitals as requested)
V
Vixio GamblingCompliance / Vixio PaymentsCompliance
Vixio (to be used on its own after first instance)
W
Which informs, that defines
While/among NOT Whilst/amongst
While - not to be interchanged with “although” - means “at the same time” NOT “in spite of”.
X
Y
Year quarters - Q1, Q2, H1, H2, etc.
Z
Acronyms
AML/CTF - anti-money laundering and counter-terrorism financing - NOT AML/CFT
API - application programming interface
DLT - distributed ledger technology
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Boletín de la Junta Directiva del Banco de la República Número: 5 Fecha: 27 de febrero de 2026 Páginas: 10 Contenido • Circular Reglamentaria Externa DCIP-83 del 26 de febrero de 2026, Asunto 10: Procedimientos aplicables a las operaciones de cambio. Este boletín se publica en desarrollo de lo dispuesto en el literal a) del artículo 51 de la Ley 31 de 1992 y del parágrafo del artículo 108 de la Ley 510 de 1999. Secretaría Junta Directiva – Carrera 7 14 78, piso sexto – Bogotá, D. C. –Teléfono: +57 (601) 484-9980 CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA DCIP-83 MANUAL DE CAMBIOS INTERNACIONALES Y PAGOS Fecha: 26 de febrero de 2026 Destinatario: Oficina Principal y Sucursales del Banco de la República, intermediarios del mercado cambiario, personas naturales y jurídicas que efectúen operaciones de cambio y de inversiones internacionales Asunto 10: Procedimientos aplicables a las operaciones de cambio Se modifica la Circular Reglamentaria Externa DCIP-83, en lo siguiente: Primero: se modifica el primer párrafo del numeral 2.5 “Inscripción como intermediario del mercado cambiario en el Banco de la República” del Capítulo 2 “Operaciones con el Banco de la República”, el cual quedará así: Previo a la realización de las operaciones de cambio autorizadas en el artículo 8 de la R.E. 1/18 J.D., las entidades a que se refiere el artículo 7 de la misma Resolución deberán solicitar al DCIP del Banrep, su inscripción como IMC mediante el envío de una solicitud suscrita por el representante legal de la entidad, indicando el último patrimonio técnico reportado a la Superintendencia Financiera de Colombia, así como el nombre, tipo y número de identificación de sus Usuarios Administradores para el Sistema de Información Cambiaria, quienes deberán estar previamente creados como Usuarios según lo indicado en el Anexo 3 de esta Circular. Cumplido lo anterior, el Banrep les asignará un código de operación. Segundo: se modifica el numeral 2 “Definiciones” del Anexo 2 “Acuerdo para la transmisión electrónica de información al Banco de la República a través del Sistema de Información Cambiaria”, el cual quedará así: 2.1. Código de verificación (OTP1): clave dinámica generada aleatoriamente por el Sistema de Autenticación a la Ciudadanía – SAUC para cada proceso de autenticación. 2.2. Información necesaria para la autenticación: corresponde al tipo y número de identificación del Usuario, su correo electrónico y claves necesarias para el acceso al Sistema. 2.3. Solicitud especial: petición presentada con el fin de solicitar el registro o ajuste de una operación o dato, que no puede realizarse directamente en el Sistema de Información Cambiaria. 2.4. Sistema de Información Cambiaria: es el sistema de información administrado por el Banrep para el registro, transmisión, consolidación y consulta de la información de las operaciones de cambio sujetas a informe o registro. Este sistema incorpora la información contenida en el Sistema Estadístico Cambiario y lo sustituye. 1 Siglas en inglés para One Time Password, clave para ser usada una sola vez. Hoja 10 - 00 Document No: OT/PF/FEB/2026/122096 CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA DCIP-83 Fecha: 26 de febrero de 2026 Asunto 10: Procedimientos aplicables a las operaciones de cambio 2.5. Uso indebido del Sistema: acto realizado que compromete la integridad y seguridad del Sistema. Son considerados usos indebidos, entre otros, la suplantación de Actores y Usuarios o los ataques cibernéticos. 2.6. Usuario: persona natural mayor de edad, identificada con un documento válido en Colombia, habilitada para ingresar e interactuar con el Sistema, a nombre propio o en calidad de apoderado o representante legal de un Actor. 2.7. Usuario Administrador: persona natural designada ante el Banrep por el representante legal de un Intermediario del Mercado Cambiario (IMC) o por la persona facultada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público (MHCP), responsable de habilitar e inhabilitar en el Sistema de Información Cambiaria a los Usuarios Operadores. Para ser Usuario Administrador es necesario estar creado previamente como Usuario. 2.8. Usuario Operador: persona natural habilitada por un Usuario Administrador para transmitir y consultar por medio del Sistema de Información Cambiaria la información de un IMC o del MHCP. Para ser Usuario Operador es necesario estar creado previamente como Usuario. 2.9. Vínculo de representación: relación registrada en el Sistema para que un Usuario represente a un Actor. Tercero: se modifica el numeral 3 “Tipo de autenticación y responsabilidad derivada del uso” del Anexo 2 “Acuerdo para la transmisión electrónica de información al Banco de la República a través del Sistema de Información Cambiaria”, el cual quedará así: El tipo de autenticación requerido para el acceso al Sistema será definido por el Banrep. El Usuario reconoce y acepta el carácter confidencial, personal e intransferible de la información necesaria para la autenticación, siendo el único responsable de todos los actos, operaciones e información suministrados durante su autenticación, en los términos y condiciones previstos en este acuerdo. Si por cualquier motivo el Usuario sospecha que la información de autenticación se encuentra comprometida o ha sido utilizada por terceros, deberá de forma inmediata tomar todas las medidas pertinentes para evitar usos fraudulentos, incluyendo cambiar el correo electrónico y la contraseña de acceso, y de no ser posible, informando tal situación al Banrep, mediante los canales de atención al ciudadano definidos. En todo caso, el Usuario será responsable por todas las operaciones o actos efectuados en el Sistema. Cuarto: se modifica el numeral 6 “Inactivación y reactivación de Usuarios” del Anexo 2 “Acuerdo para la transmisión electrónica de información al Banco de la República a través del Sistema de Información Cambiaria”, el cual quedará así: El Banrep inactivará a cualquier tipo de usuario en los siguientes casos: Hoja 10 -01 Document No: OT/PF/FEB/2026/122096 CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA DCIP-83 Fecha: 26 de febrero de 2026 Asunto 10: Procedimientos aplicables a las operaciones de cambio a. Cuando no se hayan autenticado en el Sistema de Información Cambiaria por un periodo superior a un (1) año, b. Cuando el Usuario esté creado como Actor con más de un número de identificación y solicite la unificación de sus identificaciones en una sola, las demás serán inactivadas. c. Cuando se evidencie o se tenga conocimiento de un uso indebido del Sistema de Información Cambiaria, y d. Cuando conforme a los cruces de información con la Registraduría Nacional del Estado Civil, la identificación diligenciada sea inválida. El Usuario puede realizar nuevamente su activación en el Sistema de Información Cambiaria con el fin de transmitir o consultar información. Cuando la inactivación haya sido el resultado de un uso indebido del Sistema de Información Cambiaria o cuando la identificación diligenciada sea inválida, la reactivación solo puede hacerse una vez se supere la circunstancia que la originó o hechas las aclaraciones a que haya lugar, según las validaciones que correspondan por parte del Banrep. En todo caso, la información de los Usuarios será conservada por el Banrep en cumplimiento de la normativa vigente sobre conservación de documentos y gestión de la información, con el fin de garantizar la integridad y trazabilidad dentro del Sistema de Información Cambiaria. Quinto: se modifica el numeral 7 “Representación de terceros” del Anexo 2 “Acuerdo para la transmisión electrónica de información al Banco de la República a través del Sistema de Información Cambiaria”, el cual quedará así: Cuando el Usuario actúe por cuenta de terceros, deberá acreditar la representación a través de un Vínculo de representación, previo registro en el Sistema de Información Cambiaria. Para el efecto deberá seguirse el procedimiento establecido en el Anexo 3 de esta Circular. Los Usuarios que tengan Vínculos de representación aprobados en el Nuevo Sistema de Información Cambiaria antes del 22 de agosto de 2022, podrán consultar la información de las operaciones en este Sistema, sin necesidad de modificar el Vínculo de representación o hacer una solicitud a esta Entidad. En todo caso, estos Usuarios aceptan que cuentan con la autorización otorgada con las formalidades legales pertinentes para realizar estas consultas. Sexto: se crea el numeral 8. “Transmisión y consulta de información de los Intermediarios del Mercado Cambiario” del Anexo 2 “Acuerdo para la transmisión electrónica de información al Banco de la República a través del Sistema de Información Cambiaria” y en consecuencia se renumeran los numerales siguientes. El numeral 8 quedará así: 8. Transmisión y consulta de información de los Intermediarios del Mercado Cambiario (IMC) y del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (MHCP). Hoja 10 -02 Document No: OT/PF/FEB/2026/122096 CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA DCIP-83 Fecha: 26 de febrero de 2026 Asunto 10: Procedimientos aplicables a las operaciones de cambio Para transmitir y consultar información, los IMC y el MHCP deberán contar con el registro de al menos dos (2) Usuarios Administradores. Los Usuarios Administradores serán los únicos autorizados para habilitar o inhabilitar en el Sistema a los Usuarios Operadores. Los IMC y el MHCP deberán mantener actualizada la información de sus Usuarios Administradores y Operadores, garantizando en todo momento que haya al menos dos (2) Usuarios Administradores activos. Cualquier cambio de los Usuarios Administradores deberá ser solicitado por el representante legal del IMC o por la persona facultada por el MHCP, a través de los canales de Atención a la Ciudadanía en el portal Web del Banrep. Los Usuarios Administradores y Usuarios Operadores sólo podrán estar asociados a un único Intermediario del Mercado Cambiario. Un Usuario no podrá ser simultáneamente Usuario Administrador y Usuario Operador. Cuando un IMC sea absorbido, todos sus Usuarios Administradores y Operadores activos quedarán asociados al IMC absorbente. La habilitación de un Usuario Operador se entiende como la autorización otorgada por el IMC o el MHCP para que éste transmita y consulte información en su nombre. Los IMC y el MHCP serán responsables por las acciones, omisiones o accesos indebidos realizados por sus Usuarios Administradores y Operadores, así como por cualquier vulneración a la seguridad, confidencialidad o integridad de la información transmitida o consultada a través del Sistema. Séptimo: se modifica el numeral 9, renumerado a 10 “Obligaciones del Usuario” del Anexo 2 “Acuerdo para la transmisión electrónica de información al Banco de la República a través del Sistema de Información Cambiaria”, el cual quedará así: Son obligaciones del Usuario: a) cumplir con los requerimientos técnicos definidos por el Banrep para el uso del Sistema, b) mantener activa y actualizada la dirección de correo electrónico registrada en el Sistema, con el fin de permitir el recibo del código de verificación y de las comunicaciones relacionadas con la transmisión de las operaciones, c) utilizar su Usuario únicamente para la transmisión de operaciones propias o de sus representados, d) implementar los mecanismos de control que garanticen la confidencialidad y reserva asociados a la información suministrada y transmitida, e) cuando actúe por cuenta de terceros, contar de forma previa con la autorización para el tratamiento de los datos personales de los Actores a registrar o actualizar en el Sistema, así como los documentos que permitan acreditar la representación, de acuerdo con las formalidades previstas en las normas vigentes, f) conocer las obligaciones, procedimientos y términos aplicables a las operaciones objeto de transmisión en el Sistema, derivados de la aplicación de la normativa cambiaria y g) registrar directamente en el Sistema las operaciones, salvo aquellas que por normatividad se defina que para su registro deba presentarse a través de un intermediario del mercado cambiario (IMC) o una Solicitud Especial. Hoja 10 -03 Document No: OT/PF/FEB/2026/122096 CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA DCIP-83 Fecha: 26 de febrero de 2026 Asunto 10: Procedimientos aplicables a las operaciones de cambio Octavo: se modifica el numeral 2 “Definiciones” del Anexo 3 “Sistema de información cambiaria” el cuál quedará así: Para el uso del Sistema de Información Cambiaria, se aplicarán las siguientes definiciones: a) Actor: persona natural, jurídica o entidad sin personería jurídica, residente o no residente, que es parte de la operación sujeta a informe o registro. Se considerarán identificaciones válidas del Actor el registro civil, la tarjeta de identidad, la cédula de ciudadanía, la cédula de extranjería, el pasaporte, el número de identificación tributaria (NIT) y, cuando corresponda, el permiso temporal de permanencia (PT), el código de no residente (NR) o el código de patrimonio autónomo (PA). El Actor podrá interactuar directamente con el Sistema de Información Cambiaria, en cuyo caso tendrá la calidad de Usuario. b) Acuerdo de servicios: reglas aplicables al uso del Sistema de Información Cambiaria, a la transferencia y consulta de la información, y a las comunicaciones electrónicas entre el Usuario y el Banco de la República derivadas del uso del Sistema de Información Cambiaria. El uso del Sistema requerirá que estas reglas sean previamente aceptadas por el Usuario. Cuando éste actúe en calidad de apoderado o representante legal de un Actor, deberá contar con la autorización previa para el tratamiento de los datos personales del Actor. Esas reglas se encuentran disponibles en el Anexo 2 de esta Circular. c) Autenticación: procedimiento efectuado por el Usuario para el ingreso al Sistema de Información Cambiaria. d) Código de verificación (OTP2): clave dinámica generada aleatoriamente por el Sistema de Autenticación a la Ciudadanía – SAUC para cada proceso de autenticación. e) Sistema Estadístico Cambiario (SEC): sistema de información para la transmisión de la información de las operaciones de cambio canalizadas a través del mercado cambiario o incorporación de las operaciones sujetas a informe o registro. Este Sistema fue reemplazado en su totalidad por el Sistema de Información Cambiaria. f) Solicitud Especial: petición presentada con el fin de solicitar el registro o ajuste de una operación o dato, que no puede realizarse directamente en el Sistema de Información Cambiaria. g) Unificación de identificaciones: proceso mediante el cual el Departamento de Cambios Internacionales y Pagos del Banrep, de oficio o previa Solicitud Especial, relaciona dos o más identificaciones de un Actor a solo una de ellas. 2 Siglas en inglés para One Time Password, clave para ser usada una sola vez. Hoja 10 -04 Document No: OT/PF/FEB/2026/122096 CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA DCIP-83 Fecha: 26 de febrero de 2026 Asunto 10: Procedimientos aplicables a las operaciones de cambio h) Uso indebido del Sistema de Información Cambiaria: acto que compromete la integridad y seguridad del Sistema de Información Cambiaria. Son considerados usos indebidos, entre otros, la suplantación de Actores y Usuarios o los ataques cibernéticos. i) Usuario: persona natural mayor de edad, identificada con un documento válido en Colombia, habilitada para ingresar e interactuar con el Sistema de Información Cambiaria, a nombre propio o en calidad de apoderado o representante legal de un Actor. j) Usuario Administrador: persona natural designada ante el Banrep por el representante legal de un Intermediario del Mercado Cambiario (IMC) o por la persona facultada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público (MHCP), responsable de habilitar e inhabilitar en el Sistema de Información Cambiaria a los Usuarios Operadores. Para ser Usuario Administrador es necesario estar creado previamente como Usuario. k) Usuario Operador: persona natural habilitada por un Usuario Administrador para transmitir y consultar por medio del Sistema de Información Cambiaria la información de un IMC o del MHCP. Para ser Usuario Operador es necesario estar creado previamente como Usuario. l) Vínculo de representación: relación registrada en el Sistema para que un Usuario represente a un Actor. Noveno: se modifica el numeral 4 “Usuarios” del Anexo 3 “Sistema de información cambiaria” el cual quedará así: Para la interacción con el Sistema de Información Cambiaria, el Usuario debe tener en cuenta las siguientes disposiciones relacionadas con la autenticación en el Sistema de Información Cambiaria, así como con los procedimientos aplicables para su activación, inactivación y representación de terceros. a) Creación y autenticación de Usuarios i) Únicamente las personas naturales podrán registrarse como Usuarios, bien sea que actúen en nombre propio, en calidad de apoderado o representante legal de un Actor, o hayan sido autorizados por un IMC o por el MHCP. ii) Las personas jurídicas y demás entidades sin personería jurídica incluyendo los IMC y el MHCP solo podrán interactuar con el Sistema de Información Cambiaria a través de una persona natural autorizada que los represente, quien deberá registrarse como Usuario. No existirán Usuarios asignados a personas jurídicas o similares. Para adelantar el proceso de registro, el Usuario deberá indicar su tipo y número de identificación y una dirección de correo electrónico válida. El Usuario quedará activo en el Sistema de Información Cambiaria una vez suscriba el acuerdo de servicios para el uso de este Sistema disponible en el Anexo 2 de esta Circular. Hoja 10 -05 Document No: OT/PF/FEB/2026/122096 CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA DCIP-83 Fecha: 26 de febrero de 2026 Asunto 10: Procedimientos aplicables a las operaciones de cambio La autenticación en el Sistema de Información Cambiaria se realizará a través del Sistema de Autenticación a la Ciudadanía - SAUC, usando la identificación del Usuario y suministrando el Código de verificación. b) Representación de empresas y terceros. Los Usuarios que actúen en calidad de apoderado o representante legal de un Actor, deberán acreditar la representación a través del registro de un vínculo de representación en el Sistema de Información Cambiaria, teniendo en cuenta lo siguiente: (i) Será necesario adjuntar los documentos que acrediten la representación y cumplan con las formalidades legales únicamente cuando se trate de: representantes de una persona jurídica no residente; representantes de menores de edad; representantes de una persona natural no residente sin documento de identificación válido en Colombia y albaceas, guardadores o apoyos, adjudicatarios y administradores de una sucesión. Cuando el documento que acredite la representación sea un poder, deberá enviar diligenciado el modelo que aparece en el siguiente enlace: https://www.banrep.gov.co/sites/default/files/modelo- poderespecial.pdf (ii) En los casos no previstos en el ordinal i), la representación quedará aprobada con el registro del vínculo en el Sistema sin adjuntar documentos. Para el efecto: el Usuario que registra el vínculo debe ser el Actor de la correspondiente operación y el representante debe estar previamente creado como Usuario, o el Usuario que registre el vínculo debe ser un representante con facultad de delegación previamente inscrita, o el vínculo registrado debe ser entre una empresa residente y su representante legal. El Banrep no revisará ni aprobará documentos que se reciban para acreditar las representaciones a las que se refiere este ordinal. Con la aprobación del vínculo de representación, todos los representantes y apoderados estarán facultados para transmitir y consultar todas las operaciones incorporadas en el Sistema de Información Cambiaria. Será responsabilidad de los Usuarios que los documentos que soportan los vínculos de representación registrados en el Sistema de Información Cambiaria cumplan con las formalidades legales y reflejen la realidad de la relación entre representado y representante. Las representaciones registradas en el Sistema son de exclusiva responsabilidad del Usuario que las registra, quien deberá asegurarse de que los vínculos de representación estén debidamente soportados. Cuando el Usuario que actúa en calidad de apoderado o representante legal deba hacerlo de forma conjunta con otros representantes del Actor, y dado que el Sistema de Información Cambiaria sólo permite que un Usuario transmita la información, este Usuario será responsable de actuar en cumplimiento de lo establecido en los documentos que soportan la representación. Hoja 10 -06 Document No: OT/PF/FEB/2026/122096 CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA DCIP-83 Fecha: 26 de febrero de 2026 Asunto 10: Procedimientos aplicables a las operaciones de cambio La representación de los IMC y del MHCP en el Sistema de Información Cambiaria estará sujeta a lo previsto en el literal c) de este numeral. El Usuario que actúe como apoderado o representante legal de un Actor puede eliminar el vínculo de representación en el Sistema del Banrep a través de alguna de las siguientes opciones: ingresando directamente al sistema para registrar la fecha de finalización de su vínculo; o mediante comunicación escrita enviada por el Actor al Banrep, informando el cambio correspondiente. En todo caso, la información relacionada con dicho vínculo será conservada por el Banrep en cumplimiento de la normativa vigente sobre conservación de documentos y gestión de la información, con el fin de garantizar la integridad y trazabilidad dentro del Sistema de Información Cambiaria. c) Transmisión y consulta de información de los Intermediarios del Mercado Cambiario (IMC) y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público (MHCP) Para transmitir y consultar información, los IMC y el MHCP deberán contar con el registro de al menos dos (2) Usuarios Administradores. Los Usuarios Administradores serán los únicos autorizados para habilitar o inhabilitar en el Sistema a los Usuarios Operadores. Los IMC y el MHCP deberán mantener actualizada la información de sus Usuarios Administradores y Operadores garantizando en todo momento la existencia de al menos dos (2) Usuarios Administradores activos. Cualquier cambio de los Usuarios Administradores deberá ser solicitado por el representante legal del IMC o la persona facultada por el MHCP, a través de los canales de Atención a la Ciudadanía en el portal Web del Banrep. Los Usuarios Administradores y Usuarios Operadores sólo podrán estar asociados a un único IMC. Un Usuario no podrá ser simultáneamente Usuario Administrador y Usuario Operador. Cuando un IMC sea absorbido, todos sus Usuarios Administradores y Operadores activos quedarán asociados al IMC absorbente. La habilitación de un Usuario Operador se entiende como la autorización otorgada por el IMC o el MHCP para que éste transmita y consulte información en su nombre. Los IMC y el MHCP serán responsables por las acciones, omisiones o accesos indebidos realizados por sus Usuarios Administradores y Operadores, así como por cualquier vulneración a la seguridad, confidencialidad o integridad de la información transmitida o consultada a través del Sistema. d) Inactivación El Banco de la República inactivará a cualquier tipo de usuario en los siguientes casos: i Cuando no se hayan autenticado en el Sistema de Información Cambiaria por un periodo superior a un (1) año, Hoja 10 -07 Document No: OT/PF/FEB/2026/122096 CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA DCIP-83 Fecha: 26 de febrero de 2026 Asunto 10: Procedimientos aplicables a las operaciones de cambio ii Cuando el Usuario esté creado como Actor con más de un número de identificación y solicite la unificación de sus identificaciones en una sola, las demás serán inactivadas. iii Cuando se evidencie o se tenga conocimiento de un uso indebido del Sistema de Información Cambiaria, y iv Cuando conforme a los cruces de información con la Registraduría Nacional del Estado Civil, la identificación diligenciada sea inválida. El Usuario puede realizar nuevamente su activación en el Sistema de Información Cambiaria con el fin de transmitir o consultar información. Cuando la inactivación haya sido el resultado de un uso indebido del Sistema de Información Cambiaria o cuando la identificación diligenciada sea inválida, la reactivación solo puede hacerse una vez se supere la circunstancia que la originó o hechas las aclaraciones a que haya lugar, según las validaciones que correspondan por parte del Banrep. En todo caso, la información de los Usuarios será conservada por el Banrep en cumplimiento de la normativa vigente sobre conservación de documentos y gestión de la información, con el fin de garantizar la integridad y trazabilidad dentro del Sistema de Información Cambiaria. e) Consultas Los Usuarios podrán consultar la información de las operaciones sujetas a registro o informe incorporadas en el Sistema de Información Cambiaria. A partir del 22 de agosto de 2022, todas las consultas relacionadas con esta información deberán hacerse directamente en este Sistema. Décimo: se modifica el primer párrafo del numeral 7 “Solicitudes especiales” del Anexo 3 “Sistema de Información Cambiaria”, el cual quedará así: Cuando proceda, se deberán diligenciar los formatos publicados en la página web del Banrep http://www.banrep.gov.co en la sección “Política monetaria y cambiaria”, “Regulación y operaciones cambiarias” y enviarlos a través de los canales de Atención a la Ciudadanía en el portal Web del Banrep. Décimo primero: se modifica el numeral 9 “Transmisión de información de los intermediarios del mercado cambiario” del Anexo 3 “Sistema de información cambiaria”, el cual quedará así: Los Usuarios Operadores de los IMC y del MHCP deberán transmitir la siguiente información a través del Sistema de Información Cambiaria, según corresponda: a) La información de los datos mínimos de las operaciones de cambio por importaciones y exportaciones de bienes, crédito externo (incluidas aquellas con razón de no canalización), inversiones internacionales y servicios, transferencias y otros conceptos (Declaraciones de Cambio) dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha del suministro de los mismos (por parte del residente o no residente que realiza la operación). Hoja 10 -08 Document No: OT/PF/FEB/2026/122096 CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA DCIP-83 Fecha: 26 de febrero de 2026 Asunto 10: Procedimientos aplicables a las operaciones de cambio b) Informes de Crédito Externo Otorgados a Residentes o a no Residentes dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de presentación del informe al IMC. c) Correcciones, cambios y anulaciones de las declaraciones de cambio por importaciones y exportaciones de bienes, crédito externo (incluidas aquellas con razón de no canalización), inversiones internacionales y servicios, transferencias y otros conceptos (Declaraciones de Cambio). d) Consulta, asignación, modificación o anulación de identificación para no residentes. e) La información en forma desagregada de las operaciones de compra y venta de divisas correspondiente a los siguientes numerales cambiarios: 1600, 2905, 5379, 5908, 5455, 5805, 1631, 1811 y 2911. En caso de no suministrar la información dentro de los plazos mencionados, el Banrep informará a las entidades de control y vigilancia correspondientes. El periodo comprendido entre el 1 de noviembre y el 31 de diciembre de 2023, se considerará de estabilización del Sistema de Información Cambiaria y de los sistemas que los Intermediarios del Mercado Cambiario usan para la transmisión al Banrep de la información cambiaria. Durante este periodo, los plazos y obligaciones cambiarias seguirán siendo exigibles. Sin embargo, si el Intermediario del Mercado Cambiario presenta dificultades en la transmisión de la información por la integración con el Sistema de Información Cambiaria, el incumplimiento de los plazos de reporte o las inconsistencias en la información no constituirán infracción cambiaria. Los Usuarios Administradores y los Usuarios Operadores del IMC o del MHCP deberán conservar las respuestas y mensajes generados por el Banrep, estén o no firmados digitalmente, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 9 de la Resolución Externa 1 de 2018 de la Junta Directiva del Banrep (en adelante R.E. 1/18 J.D.). Décimo segundo: la presente Circular rige a partir del 16 de marzo de 2026. Cordialmente, ______________________________________ _______________________________ MARCELA OCAMPO DUQUE DIONISIO VALDIVIESO BURBANO Gerente Ejecutivo Subgerente de Sistemas de Pago y Operación Bancaria Hoja 10 -09 Document No: OT/PF/FEB/2026/122096